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国家档案法规
宁夏回族自治区电子文件归档与管理办法
2016-06-22 11:54   审核人:

宁夏回族自治区党委办公厅、人民政府办公厅关于印发《宁夏回族自治区电子文件归档与管理办法(试行)》的通知

(宁党办[2007]43号 2007年9月28日)

 

‍‍‍‍‍各市、县(区)党委(工委)和人民政府,区党委和区直各部委办厅局,各人民团体、直属事业单位,各大型企业:自治区档案局根据《中华人民共和国档案法》、《宁夏回族自治区档案条例》等法律法规和国家档案局《电子文件归档与管理规范》等有关规定,结合我区实际,研究制定的《宁夏回族自治区电子文件归档与管理办法(试行)》已经自治区党委、人民政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

 

宁夏回族自治区电子文件归档与管理办法

1.总则

1.1为规范我区电子文件归档与管理工作,保障电子文件的安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《宁夏回族自治区档案条例》等法律法规和国家档案局《电子文件归档与管理规范》等有关规定,结合我区实际制定本办法。

1.2本办法所称的电子文件归档与管理是指各级党政机关、人民团体,企事业单位在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件(含电子公文)的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。

1.3本办法适用于本区范围内的各级党政机关、人民团体,企事业单位及各类组织。

1.4县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件的归档与管理工作实行监督和指导。

2.术语和定义

下列术语和定义适用于本办法:

2.1电子文件electronicrecords指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

2.2归档电子文件archivalelectronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

2.3北京信息context指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

2.4原数据metadata指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、文字处理和图形工具软件、字符集等数据。

2.5逻辑归档logicalfiling指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

2.6物理归档physicalfiling指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

2.7真实性authenticity指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

2.8完整性integrity指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

2.9有效性utility指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2.10捕获capture指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。

2.11迁移migration指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

3.电子文件归档原则与管理

3.1电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。

3.1.1为保证电子文件的安全性,防止因灾难、意外可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存。

3.1.2电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或其他载体、载体形式的文件一并归档,并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。

3.1.3具有永久或长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,须制成纸质文件与电子文件一并归档,并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。

3.2对只有电子签章的电子文件,归档时应当在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章,以保证电子文件的凭证作用。

3.3管理制度与技术措施

3.3.1各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度,保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

3.3.2各立档单位应有严格的电子文件归档管理制度和技术措施,保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性、有效性、安全性。

3.3.3电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、监测数据等要求,保证归档电子文件的质量。

3.3.4对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控的技术措施须有效、可靠,保证管理工作的连续性。

4.电子文件的真实性、完整性和有效性保证

4.1电子文件的形成单位,应采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性。

4.1.1建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制。

4.1.2设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

4.1.3对电子文件采用放错漏、放调换和防更改的标记。

4.1.4对电子印章、数字签名等采取防治非法使用措施。

4.2各单位从电子文件行程开始,不间断的对有关操作处理进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合下列规范要求,具有完整性。

4.2.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者签发者等)。

4.2.2登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

4.2.3登记处理过程中的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

4.2.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

4.2.5电子文件形成人员及时对修改的重要文稿进行逻辑归档,正式文本随后物理归档。单位归档部门按照档案馆给定的全宗号、归档范围登记并归档。

4.2.6采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

4.3为保证电子文件的有效性,电子文件形成单位应建立电子文件有效性管理制度,并采取相应的技术保证措施。

4.3.1根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数。

4.3.2办公自动化软件系统及档案管理软件系统应当提供严格的操作权限管理,能对个功能模块的操作权限进行严格控制,对操作的数据范围进行读、写控制。

4.3.3对于加密电子文件,应当解密后再收集归档,确实需要已加密方式保存的,应当将其解密程序同时归档。

4.3.4定期对档案室备份的电子文件进行抽样读取检验,发现问题及时采取措施,并根据软硬件升级换代情况,适时对电子文件进行迁移作业。

4.4电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况,采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。

5.电子文件的收集与积累

5.1收集范围

5.1.1电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动,包括文书和业务工作在内的电子文件,以及相关的支持软件和数据等。电子文件的归档范围按照纸质文件的有关规定执行。

5.1.2记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版的定稿均应当保留。正式文件是纸质的,文件形成部门或保管部门已开始进行全文数字化工作的,则应当将纸质文件与数字化后的电子文件一同保留。

5.1.3当运用计算机系统进行公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应当采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应当适时进行备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件制作成纸质文件保留。

5.2收集要求

5.2.1对在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,应当明确流程环节的责任者,采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存件一通收集。

5.2.2采用文字处理技术形成的文本电子文件,包括:文字文件、表格文件等,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。对特别重要的文件,其历次修改稿如都有必要保存时,每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应已正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。电子文件原则上要转换成通用格式的电子文件,如不能转换,收集时应当连同专用软件一并收集。

5.2.3用计算机辅助设计或绘图获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

5.2.4用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。

5.2.5用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

5.2.6计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等,应当与电子文件一同收集。

5.2.7由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。

5.2.8套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。

5.2.9电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节,只要发生过信息变化的,都必须制作备份。

5.2.10通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.2.12电子文件收集积累的通用格式

5.2.12.1文字型电子文件:XML、PDF、RTF、TXT。

5.2.12.2图像电子文件:JPEG、TIFF。

5.2.12.3音频电子文件:WAV、MP3。

5.2.12.4影像及多美媒体音像数据:MPEG、AVI。

5.2.12.5用以全文检索的文件类型:TXT。

5.2.13专业电子文件的通用格式,由自治区档案局会同有关专业主管部门确定。

5.3电子文件的登记应符合以下要求:

5.3.1每份电子文件均应有文件形成部门在《电子文件目录》中登记(见表2),每种格式的电子文件均应由单位信息部门在《电子文件登记表》中登记(见表A1)。上述表格应与电子文件一并向档案部门移交。

5.3.2永久保存的电子登记表应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

5.3.3电子文件稿本代码:M—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;F—正式电子文件。

5.3.4电子文件类别代码:T—文本文件;I—图像文件;G—图形文件;V—影像文件;A—声音文件;O—超媒体链接文件;P—程序文件;D—数据文件。

6.电子文件的归档

6.1归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

6.2归档范围

电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应当包括相应的背景信息和元数据。

6.2.1信息类型

6.2.1.1字处理文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等,收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。

6.2.1.1.1定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件,记录了文件形成的最后结果,有重要凭证、依据价值,应注意收集,并必须有签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者;对特别重要的文件,其历次修改稿如都有必要保存时,每一稿应以不同的标识区别。

6.2.1.1.2正式电子文件:将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应已正式文件号注明,并注意重点收集。

6.2.1.2图像文件:用扫描仪等设备获得的静态图像文件,如果其压缩计算方法特殊,则应将相关软件一起收集。

6.2.1.3图形文件:采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,收集时应注意其对设备的依赖性问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

6.2.1.4影像文件:用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件,收集时应注意收集其压缩计算方法和软件。

6.2.1.5声音文件:用音频设备获得并经计算机处理的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

6.2.1.6多媒体文件:用计算机多媒体技术制作的文件,其中包括前面所示的两种以上信息形式,收集时应注意参数准确,数据完整。

6.2.1.7数据库文件:采用数据系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

6.2.1.8超文本文件:采用WEB技术制作的浏览器文件。

6.2.1.9元数据文件:即关于数据的数据。是电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的文件。

6.2.2环境类型

6.2.2.1计算机程序:只计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。

6.2.2.2数据文件:用计算机软硬件系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。

6.3运用计算机进行公文处理、行政管理、特别是实行无纸办公的单位,电子文件形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件脱机卸载保存制作备份。需要永久、长期保存的电子文件,应制作纸质版本与电子文件同时归档。

6.4电子文件鉴定

6.4.1归档电子文件的鉴定工作由文件形成部门和档案部门共同承担。依照本单位规定的归档范围和保管期限表,确定电子文件的归档范围、密级和划定保管期限,鉴别电子文件的真实性、完整性和有效性。

6.4.2电子文件保管期限和密集的划分,参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

6.5归档时间与方法

6.5.1逻辑归档可实时进行,无力归档应按照纸质文件的规定定期完成。

6.5.2电子文件归档时,应当对归档电子文件的基本技术条件进行检测,检测内容包括:硬件环境的有效性,软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

6.5.3存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签,注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容,归档电子文件的档号按《宁夏回族自治区文书档案目录数据库结构、数据交换与著录格式》(试行)的规定编制。归档后的电子文件的载体应当设置成禁止写操作的状态。

6.5.4特殊格式的电子文件,应当在存储载体中同时存储相应的查看软件。

6.5.5将相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档,并附《归档电子文件登记表》(见附录A的表A.4和表A.5)。归档文件应以盘为单位填写〈归档电子文件等级表〉首页(见表A的表A.5)。

6.5.6对需要长期保存的电子文件,将机读目录与相应的电子文件存储在同一载体中,同时载体中存储的归档文件名应当与机读目录名称一致。

6.6归档方式

电子文件的归档,按照鉴定标识进行。归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、监测数据等技术因素。应保证归档电子文件不被修改、删除、替换。加密的电子文件应解密后归档保存。

6.6.1逻辑归档:各单位应将电子文件的管理权限从网络上通过专用通道将数据迁移至同级国家综合档案馆,完成逻辑归档。单位各部门归档的,在归档后应当立即将已归档电子文件的管理权从网络上转移至档案部门。

6.6.1.1归档的电子文件管理权限在档案部门,任何人员包括计算机系统的管理人员对归档电子文件的任何操作需经过档案部门的批准和授权。

6.6.1.2逻辑归档方式,文件形成部门与归档部门应办理必要的确认或交接手续。

6.6.2物理归档:电子文件按《归档文件整理规则》(DA/T22)规定的要求、《宁夏回族自治区文书档案目录数据库结构、数据交换与著录格式》(试行)进行鉴定、分类、编制档号。同时将已归档的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套提供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子文件,应在解密后再制作拷贝。

6.6.2.1凡完成逻辑归档的电子文件须及时制作脱机备份,并定期完成物理归档。

6.6.2.2凡不经逻辑归档,而采取直接物理归档方式归档电子文件,推荐采用在电子文件形成文件正本后即归档的方式,即时归档有困难时可采取定期归档方式。

6.6.2.3凡采取直接物理归档方式,需注意准确、完整地采集电子文件的元数据和背景信息。可以采用技术方式捕获元数据和背景信息。

6.6.2.4采取直接物理归档方式,文件形成部门与档案部门应办理交接手续。

6.6.2.5所有物理归档的电子文件须定期制作备份,并存储到耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。备份制作和存储载体应按照规定执行。

6.6.2.6推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

6.6.2.7归档电子文件刻录到一次写光盘方式备份时,应注意光盘质量,禁止在劣质一次写光盘上刻录归档电子文件。刻录好的光盘须进行读取检测,保证可正常读取。

6.6.2.8归档后的电子文件的载体应设置成禁止操作的状态。存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。

6.6.2.9特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时有相应的运行软件或查看软件。

6.7归档电子文件的整理

6.7.1归档电子文件整理可应用计算机档案管理软件,以件为单位进行整理,按照《归档文件整理规则》(DA/T22规定和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》)的要求进行。

6.7.2同意全宗内的电子文件按照年度—保管期限或年度—保管期限—机构(问题)等分类方案进行分类。

6.7.3按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

6.7.4电子文件的著录应当参照《档案著录规则》(DA/T18)进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和责任者、操作者、背景信息、元数据等其他标识,并按《归档文件整理规则》(DA/T22)规定的格式打印出归档文件纸质目录。

7.归档电子文件的移交、接收、保管、利用与统计、分析

7.1移交、接受与保管要求

7.1.1对应归档电子文件,应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至档案馆等档案保管部门,进行集中保管。

7.1.2归档电子文件的移交与接收,可采用“在线与离线”两种方式进行,各单位可根据实际情况选择确定移交与接收的方式。文件形成单位如要在网络上移交归档电子文件时,应在党务、政务专用网的电子公文交接平台上进行,并要履行相应的交接手续。

7.2接受检验

7.2.1文件形成单位在移交电子文件之前,档案保管部门在接收电子文件之前,均应当对电子文件的载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。

7.2.2检验项目

载体有无划痕,是否清洁;有无病毒;核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备;核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;对特殊格式的电子文件,应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

7.2.3检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接受检验登记表》(见附录A的表A.3)得相应栏目。

7.2.4档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的,退回形成单位重新制作。

7.2.5移交进馆的电子文件应当提供DBF格式的文件目录,数据结构符合自治区内有关标准。

7.3移交手续和保管要求

7.3.1档案保管部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)的填写、签字和盖章等环节。登记表一式2份,一份交电子文件形成单位,一份有档案保管部门自存。

7.3.2归档电子文件的保管应符合国家档案局《磁性载体档案馆与保护规范》的要求,应采用专门的保护设备和保护技术措施。存储归档电子文件的载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒竖立存放,避免挤压;载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,应远离强磁场、强热源,并与有害气体相隔离;环境温度控制在17℃—24℃,相对温度控制在35%—45%.重要的电子文件必须备份三套,异库异地保管。

7.4有效性保证

7.4.1每满1年,对归档电子文件涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

7.4.2每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

7.4.3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。

7.4.4磁性载体上归档电子文件,每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

7.4.5档案保管部门应当定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A.6)。

7.5电子文件的迁移

7.5.1系统设备更新、系统扩充、应用软件升级或者改变时,应当及时对归档电子文进行迁移操作,并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A.7)。

7.5.2迁移之前必须做数据备份。

7.5.3保持数据在迁移前后的一致性。

7.6电子文件的利用

7.6.1归档电子文件的封存载体不外借。未经审批同意,任何单位或者个人不允许擅自复制电子文件。

7.6.2利用电子文件应当使用拷贝件。

7.6.3具有保密要求的电子文件采用联网方式利用时,应当遵守国家或部门有关保密规定,有稳妥的安全保密措施。

7.6.4利用电子文件不得超出权限规定范围。

7.7归档电子文件的鉴定销毁

7.7.1归档电子文件的鉴定销毁,参照国家有关档案鉴定销毁的规定执行,并且应当在办理审批手续后实施。

7.7.2属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应当连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除;不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。

7.8统计、分析

7.8.1档案保管部门应当及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

7.8.2档案管理软件应当能提供对归档电子文件的数据分析和利用情况分析。

8.附则

8.1本办法的具体适用问题有自治区档案局负责解释。

8.2本办法由发布之日起施行。

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