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浅析自然灾害下的档案管理应急处置预案
2016-06-20 13:21   审核人:

浅析自然灾害下的档案管理应急处置预案

宁夏大学档案馆  贾国华

 

   防灾档案的建立是档案安全管理的重要组成部分。

所以建立健全灾害档案的管理制度,以便在自然灾害发生时,

把损失降到最低,就显得十分重要。本文提出了自然灾害对档

案的影响和应急处置措施。

关键词  自然灾害  档案管理  处置

随着经济的发展,各级档案部门越来越重视档案的管理工作,且监督力度逐步增大。对于一些突发性比较强的事件,比如,自然灾害到来的不可预见性,就会对档案的管理产生一定的影响。所以要加大对自然灾害下档案管理工作的力度,提出自然灾害下档案管理应急预案。

一、自然灾害对档案管理的影响

大自然为人类的生存提供了无穷无尽的财富。但有时候也

会给人类带来一些灾难。自然灾害具有破坏性,甚至有些破坏不可恢复。比如,汶川大地震,每一个经历此次浩劫的人莫不感叹自然灾害的巨大威力。档案灾害,是在档案管理过程中,由于各种因素给档案信息造成相对较大的破坏性影响的事物的一个总称。其中的因素有自然因素和人为因素,档案在保存的过程中面临着各种未知的可能带来的灾难。以地震为例,一旦一个地方发生地震,一些直接性的破坏就不可避免:档案设备的坍塌、装具的破坏、甚至整个档案室都会遭受到毁灭性破坏。除了这些直接性的破坏之外,放射性的污染、水灾、火灾等间接性灾害都有可能使档案受到损害。据统计,汶川地震之后,汶川、德阳、雅安等一些重大灾区的档案都受到了破坏,四川重灾区的受损档案高达530万卷,在危房里的档案也高达170万卷。北川县档案馆已完全倒塌,档案馆中的8.5万册都被埋在坍塌的废墟之下,经过工作人员的奋力抢救,也只是抢救出来不到三分之一的档案。而在震中的映秀镇,阿坝公司的办公大楼也不能幸免,档案人员全部在地震中遇难,此次损坏了文件1630件,破坏了档案180余卷,影视磁带也毁坏数盘。地震、台风、洪水等自然灾害造成档案的毁坏,给档案管理工作带来难度。审视历史采取怎样的档案管理模式,以减少自然灾害对档案的破坏已经成为摆在我们档案工作者面前,一个值得思考的重要命题。

二、建立现代档案管理容灾机制

(一)建立容灾中心。容灾中心的建立可以在灾难来临之

后,为灾后恢复工作提供基础保障以及基础数据的备份。从我国经济发展的基本情况看,容灾中心的一般应设置在市级以上的综合档案馆,这是因为档案馆可以很好的保存档案,本身就具备这样的条件,在综合档案馆建立容灾中心时,需要考虑的就是怎样去完善综合档案馆的建设问题,建立达到抗灾标准的容灾中心。还要制定相应的制度,对容灾工作明确责任、落实任务。还要在容灾中心加大资源的利用力度,开展社会服务,一些社会机构的重要信息都可以放到容灾中心代为保管。

(二)建立档案管理应急预案。建立档案管理应急预案的主要原因是我国大多数档案馆都没有备份所有档案信息的条件。这样,一旦发生了不可预测的自然灾害,无情的自然灾害将会把档案信息破坏掉,所以要尽量把档案信息丢失的概率最小化。在制订预案时要尽可能考虑周密,包括灾害发生之后档案恢复的时间以及灾难备份的间隔时间段,哪些信息需要备份、怎样备份、在哪个城市备份。要进行灾难发生之后的演练,确保档案管理应急预案的安全无误。

对自然灾害下的档案备份。同一城市的档案备份一般选择两个及其以上的档案馆进行信息的备份,这样方便数据的更新,操作起来也比较方便,易于管理。所以,通常情况下,本地的数据备份比较受单位重视,但是一旦自然灾害发生了,这个地区出现的灾难情况难以预测,所以建立异地灾难备份能增加档案管理的安全筹码。异地灾难备份就是不在同一个城市进行档案备份,一般都是选择比较远的两个城市,这样灾难来临时,可以增加档案安全系数。一般说来,电子档案比较方便、快捷,是异地档案数据备份的首要选择。虽然电子档案相对于其他方式运用的更多,实施过程中也不能忽视其他介质档案的管理。因为电子档案都是依靠计算机运行,一旦计算机无法识别这个电子档案,就可能造成数据信息的丢失。一旦这些电子载体遭到破坏,恢复起来就更加的困难。所以,在高科技发展的今天,也不能忽视对纸质档案的管理。另外一种方式是建立微缩档案,这种方式运行成本相对较高,可以在省会、级别高的城市档案馆联合投资建立档案微缩中心。不论哪一种方式的运行,都是为灾害下的应急方案做准备,减少灾难发生的档案损失。

三、建立档案管理灾害应急体系

档案,特别是涉及国家的政治、军事方面的档案,对于一个国家的重要性是不言而喻有目共睹的。所以,要建立灾害预警体系和应急体系,在自然灾害到来时,把档案损失的概率降到最低点。

(一)建立档案灾害预警体系。

1、档案灾害的预警级别。根据灾害发生的程度是否紧急,对档案管理的危害是否严重以及在灾害发生之后所需要的人力、物力、财力等各种情况,将档案灾害划分为几个等级。一般情况下包括特别严重、严重、较重、一般这几个等级。每一个档案室都要加大对灾害进展的关注力度,对级别大小作出适时的调整,从而使每一个档案室及时作出应急对策。当灾害的级别比较高时,就要向国家档案局进行申报,征得同意后再作出是否对外发布的决定。

2、档案灾害预警系统的构建。在自然灾害来临之前,要全方位的监测预警信息,全面收集各种问题,从而确定自然灾害对档案管理的影响程度,这样能有效的防范各种自然灾害可能带来的的损害。根据这种情况,档案管理部门可以将灾害消灭在萌芽状态。在经济高速发展的今天,新闻媒体的影响十分强大,可以充分利用媒体发布的消息进行自然灾害信息的收集。随着网络的发展,互联网本身在人们的生活中运用越来越普遍,档案管理部门可以利用网络技术信息,进行灾害发生前期的资料整理。也可以和地震检测部门、地质环境部门、海洋环境预测中心等部门进行合作,密切关注这些部门的监测动态,一旦发布有关自然灾害的信息,档案部门要抓紧时间做好防范工作。档案部门还要设置专门的工作人员负责检查,一旦发现档案管理方面存在的安全隐患,专职人员就要迅速上报上级领导。

3、档案灾害预警体系建立的原则。档案灾害预警体系的建立,要坚持“预防为主”的原则。档案是一种不可再生的资源,一旦遭到破坏,修复难度难以想象。有关人员要从思想上认识到档案灾害预防工作的重要性,制定自然灾害应急预案,建立专门的负责抢救队伍。档案灾害预警体系中还有一个重要的原则就是对自然灾害后的档案进行及时处置、灵活掌控。在突发事件到来之后,迅速建立档案救急队伍,灾害信息之后作出快速反应,根据信息的变化,作出相应的调整。

(二)建立档案灾害应急体系

1、档案应急组织的构建,首先需要建立档案应急指挥小组。一旦灾害发生,能快速投入兵力进行档案工作的救治,通过这个小组,及时向上级主管领导汇报工作进展情况,同时向下级布置下一步的工作任务,协调好各个部门的工作,配合档案救灾工作的进行。此外,还要建立一个档案灾害处置领导小组,领导小组由档案局领导以及相关技术人员组成,领导小组在应急工作的前线,对有关工作进行部署、指导,对相关人员进行合理的调配。灾害档案的应急预案对档案部门工作人员提出了很高的技术要求,需要有足够的工作经验才能胜任。应急预案要根据环境以及档案人员条件的不同,快速作出适时的调整,保障灾害预案与实际情况相符合,为以后的工作做出充分的准备。

2、档案灾害应急保障措施。档案灾害工作的顺利进行离不开组织提供的相关保障。首先就是组织保障。档案灾害救急领导小组要对相关工作责任到人,由专人负责管理。由于档案的救急工作需要一定的资金保障,所以财政部门在灾害发生之后应下拨一些资金,作为抢救档案工作的经费。另外,政府还应该安排公安、消防、电力、排水等有关部门的工作人员积极配合档案救急工作的开展。同时,物资保障也不能缺少,档案部门只有具备良好的物资储备,才能在灾害发生之后,掌握档案管理工作的主动权。要把物资储备纳入日常档案管理工作的范围之内。

频繁的自然灾害,向我们提出了警示:除了做好日常的档案管理工作之外,还必须建立一个强有力的档案灾害应急预案。每一个部门都必须充分认识到灾害档案应急措施的重要性,在行动上积极配合,建立科学的预防制度和应急制度,防患于未然,在自然灾害发生之后,责任到人,全力以赴投入到档案救治工作之中,只有这样才能使宝贵的档案资源得到最大限度的保障。

参考文献

〔1〕       档案馆国家重点档案抢救和保护工作暂行办法〔S.四川省档案局.2007

〔2〕       陈国华. 区域应急管理实务---预案、演练及绩效〔M.化学工业出版社.2008

〔3〕       张丽莎.突发事件来临,你准备好了吗?〔M.科学出版社.2009

〔4〕       汤玉英.对突发事件通讯档案抢救工作的几点思考〔J.信息管理.200922

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