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浅谈如何做好档案安全保密工作
2016-06-20 13:23   审核人:

浅谈如何做好档案安全保密工作

 

宁夏大学档案馆  雍文娟  

 

  档案安全是档案工作的永恒主题和生命线,是档案部门的重要任务,也是档案工作者的首要职责,为此,档案部门和管理人员必须改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,发挥档案的服务作用势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用。保密工作是档案保管利用工作的重要环节,是保证档案在利用过程中安全的必要手段,二者具有相辅相成、良性互动的关系。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。 

一、档案库房的管理  

档案的库房管理是档案保密的重点。应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。档案应由专人负责保管,档案室、档案柜钥匙应由档案人员负责保管。档案人员离开时,应及时将门窗关锁好。档案室门窗必须坚固适用,有防盗、防火等设施和安全措施,严禁在档案室内吸烟、用电炉、放置易燃易爆物品等,以确保安全。还应该做到“六防”(防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温),发现隐患,及时采取措施。

   档案基础设施也是开展档案工作的重要平台,直接影响和决定着档案事业发展水平。唯有加强档案基础设施建设,才能为安全保管与利用档案提供物质保障。所以这也要求档案管理人员要充分考虑到档案的现有数量和未来增长量,留足库房空间,为档案营造一个安全的管库环境。还要着力改善档案基础设施条件,积极采用消防设施、温湿度调控设施、防盗报警设施,提高档案馆防灾标准,防范失窃泄密事件的发生,确保档案保管安全。 

二、做好档案开放中的保密工作

   一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的,因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。 

   做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。还要做好档案开放前的基础工作。提高开放档案案卷的内在质量。档案的质量是各项工作的重中之重,档案的齐全率、准确度、规范性直接关系到档案的利用效果。因此要充分利用原有基础,进行系统整理,达到收集齐全、分类科学、组卷合理、编目清楚、排列有序、管理规范的要求。合理编制检索工具,准备好副本,对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相、扫描等形式进行复制。 

三、做好档案利用中的监督工作

   档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效的发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。 

   做好档案利用制度建设。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中加以总结,不断充实和完善。在利用中,还要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤于利用者交谈,掌握其利用目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。 

四、做好档案管理队伍建设

维护档案的完整与安全,这是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱、不坏,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业。具有娴熟的业务素质和丰富的科学文化知识,较高的理论水平和综合分析能力,而且要熟悉专业知识,熟悉档案法规,熟悉所保管的档案内容,适应新形势的需要。具有敏锐的观察能力和较强的工作能力。要善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一些问题。具有较强的服务意识,创新服务理念,变封闭的独享为开放的共享,变被动的服务为主动服务,促进服务质量和效率的提高。

综上所述,做好新形势下的档案安全保密工作,关键在于认识。在日常工作中,由于有些人的保密意识淡薄,保密观念落后,认为保密非关我事,在这种思想支配下,保密工作高高挂起。而保密工作涉及面广,单靠一二个档案人员是无法搞好的。这就要求广大干部要加强保密教育,筑守其保密的思想防线。增强依法做好保密工作的观念,提高对保密工作重要性的认识,真正做到懂保密、会保密、善保密。

 

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