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高校学籍档案安全体系建设初探
2016-06-20 13:24   审核人:

高校学籍档案安全体系建设初探

宁夏大学  陈慧萍    

摘要:高等学校的学籍档案是高校重要的信息资源,具有历史性、保密性和不可逆性,建立学籍档案的安全保障体系是学校档案工作者义不容辞的责任。本文从分析影响学籍档案安全的主要因素入手,阐述了加强学籍档案安全保障体系建设的三个途径。

关键词:高校  学籍档案 安全  建设

高等学校的学籍档案作为高校重要的信息资源,真实记载和反映了每一位学生从入校到毕业整个培养过程中,在德、智、体等方面全面发展状况,同时这些珍贵的档案资料也真实记载了学校发展的历史过程、历史变迁,是办学历史和办学特色的积累和沉淀,对学校、社会和个人均具有重要的保存和参考价值。

随着时代的发展,高等教育体制改革的不断深入,学生就业观念发生了变化,学籍档案的重要作用也日益凸现,学籍档案具有历史性、保密性和不可逆性,档案的丢失、损毁或属于个人隐私信息的泄露,都将会给个人或单位造成无可挽回的损失。因此,建立健全学籍档案的安全保障体系就成为学校档案工作者义不容辞的责任,本文拟就高校学籍档案安全问题做一些探讨。

一、 影响学籍档案安全的主要因素

1.档案管理部门安全保障能力弱

学籍档案的安全保管,首先要保证学籍档案实体在收集、整理、利用过程中不遗漏,保存不受人为或自然因素的损害,这是档案保管至关重要的一项工作。20093月,德国科隆的地铁造成科隆市城市档案馆突然坍塌,致使很多档案被埋,包括千年以前的1份文字档案资料以及马克思、恩格斯著作手稿等一批珍贵档案资料,造成严重损失。2008512日我国发生的汶川大地震,对当地及周边地区档案建筑造成了巨大破坏,造成大量珍贵档案的损毁。距离汶川地震还不到两年的时间,又发生了青海玉树地震,再次给档案防灾减灾工作敲响了警钟。与其他领域的安全管理工作一样,档案安全管理同样需要“人防”和“技防”措施来予以保障,传统的学籍档案大多以纸质材料为主,由于纸质档案年代久远,数量庞大,都存放于学校档案馆内,而学校档案馆受经费的限制,在安全设施配备等方面不得不“因陋就简”,存在较大的安全隐患,直接影响档案的安全和寿命。因此全面提高档案部门的安全保障能力,抵御各种灾害侵袭,是当前学校档案部门迫切需要解决的问题。 

2.档案安全意识薄弱

学校现有的学籍档案管理队伍多为兼职人员,他们身兼教学管理、档案管理工作,教学管理是她们的本职工作,而学籍档案管理工作则为兼职。由于教学管理任务繁重,能够将学籍档案按时顺利移交档案馆已经不容易,往往无暇顾及档案的安全,难以把档案安全摆上工作的重要议事日程,每天应对繁忙的日常工作使她们不能及时分析研究档案安全工作存在的漏洞和问题,开展扎实有效的整改,为了应付上级档案管理部门检查而敷衍了事,往往心存侥幸。由于安全防范意识相对比较薄弱,学校安全管理制度往往落实不到位。长此以往,使得大家忽视了档案安全防范工作,档案安全工作制度形同虚设、档案安全意识逐渐萎缩。

3.电子档案信息安全面临挑战

随着数字信息化时代的来临,电子文件以其便捷高效的查找利用优势逐步成为档案载体的主要形式,由此也给数字环境下学籍档案的安全保护提出一个崭新的课题。随着高等学校学历证书电子注册制度的实施,档案信息的开放与安全之间的矛盾也逐步暴露出来。一些学校在强调服务的过程中,对档案的开放鉴定不够严格细致,导致有些不该公开的学籍档案公之于众,不该上网的信息在网上流传,严重损害了学校和当事人的相关利益。20089月,英国皇家空军在英格兰格斯特市附近的Innsworth基地发生盗窃案,有三个USB移动硬盘被盗,其中含有皇家空军近年来现役和退役官兵数万人的个人档案,多数失窃档案包含了官兵的姓名、出生日期、军人证号码、学历学位等属个人隐私的资料,一部分失窃档案上还记载有官兵的薪酬银行帐户等细节,这些档案都存在被恶意利用的危险。因此,档案电子信息安全的问题开始摆在我们面前,由于档案的电子信息系统依赖于计算机系统完成,而计算机系统、网络系统本身存在着安全隐患。首先,计算机系统是基于人的管理操作而运行,人的操作难免会有失误,而技术的漏洞和管理的缺陷也会使计算机安全事故发生,导致数据不准确,不同程度的丢失、篡改、复制、失密。其次,信息技术条件下的共享性、开放性本身就决定了档案信息安全的脆弱性。计算机病毒、存储介质异化以及网络“黑客”侵袭等威胁也成为影响档案安全的重要因素。如在开发利用档案信息资源和网络系统建设过程中由于信息安全、保密意识不强或非公开的档案信息上了外网,很容易出现失密、泄密等安全问题。有的因经费不足导致硬件设备投入不足也是造成档案信息安全的不利因素。其间,因数据备份、灾难恢复等保护设备的缺失致使档案数据丢失,以及因未安装入侵检索、防火墙、防毒墙等网络防护设备而使网络陷于瘫痪的状况时有发生。随着学籍档案信息资源建设的快速发展,档案信息存储量成几何倍数递增,大部分学校未有效建立容灾备份机制,一旦灾害发生,几十年的心血将毁之一旦。 

二、加强学籍档案安全保障体系建设的途径

1.加强学籍档案安全保障意识

作为学籍档案保管部门的领导和档案工作者,首先应该树立科学的学籍档案安全管理观念,坚持“积极防御,综合防治”、“以防为主”、“防治结合”的方针,不断增强责任感、使命感和危机感。此外,还应开展多种形式的学籍档案安全教育活动,使社会各界都能深刻认识到学籍档案的重要性。随着高科技的发展,假毕业证、假学位证也日益增多。为了更好地杜绝打击假证的泛滥,确保毕业证、学位证的真实可靠,维护“211工程”学校的声誉,确保高等教育良好健康地发展,各高校的档案工作人员必须切实做好学生的学籍档案安全保护工作。强化日常管理,经常进行档案安全检查,对可能存在档案安全事故隐患的地方采取切实有效的防范措施加强监控,如档案库房的门窗、照明等各种电器线路、管线等要经常检查,定期维护,及时更换。在加强档案日常保管“八防”的同时,要制定切实可行的应急预案和安全防范措施,以便在出现意外时,随时可以采取紧急行动,避免档案受到损失。 

建立健全档案管理各项规章制度,从学籍档案的收集、整理、保管、利用各个环节明确分工、责任到人,特别是涉及学籍档案资料安全需要细化、量化有关要求的,如查阅手续的规定、库房温湿度管理、防火防盗设施的落实等方面,要切实贯彻相应的制度规章,确保档案资料始终处于安全状态。制度建设要重点健全档案管理工作各个岗位的责任制,明确工作内容、工作标准和工作要求,对违反制度的行为实施责任追究。另一方面,加强对制度落实情况的考核,促使档案管理人员责任到位、制度落实到位,将保障档案安全做为年终考核的一项重要内容,与领导业绩考核、职工奖励薪酬挂钩,充分调动工作人员重视档案安全、落实保障措施的积极性。

2.建立档案安全保障体系

首先要加强档案安全硬件设施建设。档案设施是保障档案安全的基础,要按照档案馆建设规范的要求,做到设计合理、设施齐全、养护及时。一是要保证档案馆建筑安全,选择通风、干燥、建筑质量较好的楼房做为库房,配备相应的防盗设施,有条件的学校还可以采取与公安部门联网的方式,保证库房安全。二是要突出重点,做好防火、防潮、防虫工作,配备足够的灭火器材和加湿设备(限于北方干燥气候),保证库存档案无霉变、虫蛀,一旦发生意外事故,能及时有效地采取措施,把损失降到最低限度。三是加强库房硬件设施的管理和维护,及时降温加湿,保证各项安全设施的正常使用。其次是要建立重要档案资料备份系统。针对突发性灾害事故难以避免的现实情况,一方面要采取重要档案资料异地备份的策略,“按照不同江河流域、不同气候类型、不同地震带和地理远缘”的原则,选择规模相当的其他高校档案馆加强合作,采取互为备份的策略,将重要的纸质档案和数字档案复制后备存,避免重大灾害对档案资料造成的损失;另一方面,加快学校档案信息化建设进程,实行重要档案资料纸质、数字双轨制运行,对特别重要的档案资料,在借阅时使用备份档案,满足档案利用需要,减轻档案安全压力。在推进信息化过程中,要注重电子档案标准和存储格式,力求做到科学、统一、规范、便于后期对档案的开发利用。

3.培养档案安全方面的专业人才

保障学籍档案的安全,人是第一要素,也是最重要的要素。档案工作人员的安全意识、综合素质水平会直接影响到档案的安全。为此,学校档案管理部门应制定出安全人才培养规划,采取切实可行的措施,加强档案人员的在职培训。通过开展档案学术活动、档案安全专题讲座以及课题研究等方式,提高他们的专业水平和职业技能,提高档案管理人员的信息安全意识,使她们成为档案信息安全管理的重要推手。

国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系”,这是继提出“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”之后,国家档案局从全国档案事业宏观发展的高度作出的又一战略部署。因此,档案安全是档案部门的基本任务和第一要务,做为高校档案管理人员更应将学籍档案安全视为档案工作的生命线,始终坚持把每个学生的学籍档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置,确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用,为学生就业、考研、升职和用人单位选择人才提供准确、可靠、真实的资料,始终坚持把安全督查与制度建设相结合,提高规范化管理水平,始终坚持发挥科技创新的先导作用,不断为学籍档案实体安全和信息安全提供坚实的技术保障。

通过建立确保学籍档案安全保密的档案安全体系,全面提升高校档案管理部门的安全保障能力,确保学籍档案实体安全和信息安全。

 

 

 

                                宁夏大学 

                             20101010

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