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档案知识
档案基础知识
2008-04-15 08:46   审核人:

1.档案基础

档案:国家机构、社会组织或个人在社会活动直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

高等学校档案:是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案工作:管理档案和档案事业的活动。

档案管理:档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

档案馆:集中管理特定范围档案的专门机构。高等学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

公共档案:国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。

私人档案:私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。

文书档案:反映党务、行政管理等活动的档案。

专业档案:反映专门领域活动的档案。

科技档案:反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

声像档案:记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。

全宗:一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

案卷:由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

立卷:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

全宗卷:由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。它有以下七个方面的内容:档案的收集、整理、鉴定、统计、利用及档案管理新技术应用方面的内容。

文件:国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

电子文件:以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

原件:最初产生的区别于复制件的原始文件。

复制件:与原件内容相同的复制品。

文本:同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

正本:有规范格式和生效标志的正式文本。

副本:再现正本内容和形式特征的复本,备存查和通知有关方面之用。

归档:办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室(馆)保存的过程。

档案整理:按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。

卷内备考表:卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。

档号:以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

档案目录:又叫案卷文件目录,是由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录三部份组成,能同时以案卷和单份文件为检索单位,通过案卷和文件题名来揭示和介绍档案馆(室)所存档案内容和成份的一种检索工具。

案卷目录:以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

卷内文件目录:登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。

全引目录:以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。

2.档案管理

“三纳入“:就是将档案工作纳入到单位工作计划,纳入到领导工作议事日程,纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中。

“四同步“:是指在布置、检查、总结、验收有关工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

“四参加“:是指档案部门或档案人员参加产品鉴定会(重要会议)、科研课题审定会、设备开箱验收会、基建项目验收会。

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