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档案知识
档案复制
2013-04-15 09:01   审核人:

档案馆(室)将所藏档案材料的线索编制成各种检索工具,建立档案检索系统,并通过它查找所需档案以提供利用的一项业务工作。

档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段,管理和利用档案的工具。档案检索工具的种类很多,可按编制方法、信息处理手段、收录材料范围、作用等不同的标准进行分类。按编制方法可分为目录、索引、指南。档案目录是由许多条目组成的有机体,也是档案馆(室)检索体系的主要部分。常用的有分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录等。索引是将档案中的各种事物名称、档号或存址等,按照一定顺序加以编排的一种检索工具,如人名索引、地名索引、文号索引。指南是以文字叙述的方法,综合介绍档案情况的一种书本形式的工具书,如档案馆指南、全宗指南、专题档案指南等。档案检索工具必须具备存储档案材料线索和提供查找途径的职能,并以档案信息存储丰富、检索迅速准确、方便实用为衡量质量的主要标准。

档案检索系统是将已整理好的档案经过著录和标引,按规定顺序排列而成的数据库。它能对按照整理体系保管存放的档案信息,通过多种途径集中和积累起来,以备人们按照不同的特定要求,从中检出所需要的档案。为了开展档案检索服务,必须建立相应的检索系统。按加工和处理信息的手段,可分为手工检索系统和机械检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统,使用方便,成本较低。机械检索系统是使用电子计算机等存储在磁带、磁盘、磁鼓,以及缩微胶卷(片)中的档案线索。为了扩大档案检索系统的存储范围,提高检索效率,实现档案检索的标准化,中国已制定了《档案著录规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》等标准,作为著录与标引的依据,纳入档案检索系统的组成部分。

档案的查找,即根据需要,通过有关的检索手段,查出并提供档案信息,也称档案检索服务工作。检索的过程和方法,主要有下列几个步骤:①分析利用要求;②选定检索工具,确定检索途径和方法,如按分类途径、按主题途径,或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索;③按照选定的检索途径及其检索标识,如分类号、主题词等查取档案;④通过一定的方式,将档案材料或编成的目录提供给利用者。

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