为加强我校档案管理工作，建立健全学校档案工作机制，把档案工作纳入学校整体发展规划，强化档案工作与学校教学、科研等工作的同步管理，进一步规范学校档案管理，促进档案工作规范化、标准化和信息化建设，提高档案服务学校及社会的能力和水平。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章，结合学校实际，制定本规范。

一、档案馆岗位职责

档案馆是学校档案工作委员会的工作机构，也是学校档案工作的职能管理部门，负责学校档案的收集、保管和向学校及社会提供档案利用服务的工作。其主要职责：

1、全面贯彻执行国家有关档案工作法律法规、政策，依法制定本校档案工作规章制度，负责组织学习宣传、贯彻落实，指导和监督检查工作；

2、拟定学校档案工作中长期发展规划，组织实施档案信息化建设；

3、组织实施档案馆和校史馆建设，创新档案资源和档案服务体系建设，不断提高档案服务学校及社会的能力和水平；

4、根据国家档案局有关档案资源建设的要求，实行档案集中统一管理的原则，负责全校党政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、人物、外事、声像、财会、历史、实物、校史资料等门类纸质档案与电子档案的收集（接收）、整理、编目、保管、利用、鉴定、销毁等工作；

5、制定并组织实施档案年度工作计划，年度工作总结，编制档案工作统计年报表；

6、建立健全学校档案管理工作网络，指导学校各部门文件材料的积累、立卷和归档工作，不断完善各院、机关处室及直属单位年度归档工作的考核评价体系；

7、加强档案学术研究、档案史料研究，开展区内外档案人员的学术交流。开展档案法律法规宣传教育活动，不断提高全校师生员工档案法制意识；

8、加大档案全文信息开放鉴定力度，大力推进编研工作，为学校各部门对档案信息资源网上利用提供便利，努力扩展档案工作服务学校和社会的功能；

9、加强档案创新团队建设，组织全校专兼职档案人员的业务学习和岗位技能培训；  

10、认真做好学校档案工作先进集体、优秀档案工作者的评选活动和档案人员的专业职称评聘工作；

11、围绕学校中心工作，完成学校领导交办的其他工作。

二、机关部处及直属单位档案工作岗位职责

（一）机关部处及直属单位档案工作分管领导岗位职责

1、贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，教育本部门干部职工增强档案意识，认真做好归档工作；

2、加强对本部门档案工作的领导，把档案工作纳入本部门、各科（室）和兼职档案人员的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；

3、按照纸质文件与电子文件同步配套归档的工作要求，督促兼职档案人员在次学年6月底前完成归档工作，确保归档文件的完整性、准确性和系统性；

4、保障本部门兼职档案人员完成档案工作必需的工作时间和条件，积极支持兼职档案人员参加档案业务知识学习和岗位技能培训；

5、加强对本部门网上档案信息利用的安全监督，提高本部门兼职档案人员的档案工作安全保密意识；

6、负责本部门年度归档文件的开放鉴定和部门年度归档案卷的审核工作，对部门年度归档工作和归档文件开放负责。

（二）机关部处及直属单位兼职档案人员岗位职责

1、认真学习、贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位业务技能培训；

2、主动接受学校档案部门的业务指导和督促检查，除基建项目类档案外，确保在次学年6月底前完成归档任务的规定；

3、认真编制本部门年度归档的预立卷目录，负责本部门文件材料的收集、整理和立卷归档，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性；

4、坚持纸质文件与电子文件配套归档的工作要求，对于保密文件应实行脱机报盘归档；

5、加强案卷整理工作，努力提高归档质量。对本部门年度应归档的文件材料编制页号、组卷、装订，装订整齐，做到编目清楚，标题准确，打印目录清单及时向档案部门移交档案；

6、将本部门年度归档案卷情况送交本部门分管领导审核。

7、严格执行学校关于网上档案信息查询利用的各项规定，妥善保管本部门校园网档案信息查询利用的用户名及密码。

三、学院档案工作领导岗位职责

  （一）学院分管档案工作领导岗位职责

各学院必须明确一位领导分管档案工作，切实做好教学、科研、管理等方面的档案工作。

   1、贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，规范本院档案管理，加强宣传教育，不断增强教职员工档案意识，提高档案工作水平；

2、加强对本院档案工作的领导，把档案工作纳入教学、科研、党政管理领导的岗位职责，将档案工作作为年度工作考核的一项重要内容；

3、加强对本院网上档案信息利用的安全监督，提高本院兼职档案人员的档案工作安全保密意识；

4、督促学院兼职档案人员完成归档工作，确保年度归档文件材料的完整性、准确性和系统性；

5、保障兼职档案人员完成年度档案工作必需的工作时间和条件，支持兼职档案人员参加档案业务学习和岗位技能培训；

（二）学院兼职档案人员岗位职责

   1、认真学习、执行国家及学校的档案法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位技能培训；

2、按照国家和学校有关归档工作的要求，负责承担的相关档案文件材料的收集积累、整理立卷和归档工作，定期检查学院教学、科研、管理等方面文件材料管理情况，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性；

3、各类材料归档时间。文书档案严格遵守在次学年6月底前完成归档工作的规定；科研档案应在科研项目结题、验收或鉴定后二个月内将科研项目课题组的文件材料向档案部门移交归档；教学档案在次学年寒假前向学校教学主管部门或档案部门归档。（详细内容见学校各类档案归档范围与保管期限表）

4、院兼职档案人员要注意保护重要文件材料的安全，防止整理和移交归档过程中的泄密和丢失事件。

四、人事档案材料的收集、归档职责及时限

（一）为了规范干部人事档案材料收集、归档、查借阅工作。各级组织或人事部门应当加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。

（二）干部人事档案材料收集必须遵循真实、全面、及时、规范的原则。缺少的材料应当进行登记，并及时补充，归档材料不规范的，由具有干部管理权限的组织或人事部门审改后，并加盖公章。

（三）档案接收单位按照干部人事档案接收标准，对接收的档案严格审核。不符合接收要求的，接收单位要及时向转出单位反馈存在问题，并将档案退回整改。经整改合格后，转出单位再将档案转给接收单位，接收单位经档案管理人员复查合格，报本单位分管领导审批后入库。

（四）干部人事档案材料收集的范围；1、履历材料；2、报告个人有关事项的材料；3、考察、考核、鉴定材料；4、学历学位材料，评聘专业技术职务材料，反映科研学术水平的材料，培训材料；5、政审材料；6、党团组织建设工作中形成的材料；7、奖励材料；8、违法违纪材料；9、工资待遇，招录、聘用材料，任免材料，出国（境）材料，党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料；10、其它材料。

5、全套档案，各类散材料接收，移交手续要齐全，交接单一式两份，须有交接材料明细，双方交接人员签字，双方领导签字并加盖公章。

6、查阅档案严格按照档案馆干部人事档案的规章制度办理，无论单位或个人都必须认真填写《查阅审批单》，由领导签字审批后，方可查阅。干部人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，须经借阅部门领导和档案馆负责人批准，并严格履行登记手续，借出档案不得擅自转借他人，否则将按有关国家法律法规予以处理。

五、档案工作奖惩办法

   为切实落实学校档案工作岗位职责，规范学校各部门档案管理行为，确保档案工作与学校其他工作协调发展，实现依法治校与依法治档的有机统一，学校将对下列情况给予奖励或惩处：

1、每两年一次开展档案工作先进个人和集体评比活动。对在档案收集、整理、保护、利用和现代化管理工作中作出显著成绩的、在档案学研究中作出突出贡献的个人或集体，授予学校档案工作先进个人或先进集体的荣誉称号，颁发证书并予以一定的物质奖励；

2、对玩忽职守、造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的行为，对违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的行为，对擅自出卖、赠送、交换档案、不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的行为以及其他违反档案法律、法规或规章的行为，其直接负责的主管人员和其他责任人员应依法受到处分。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；

3、档案工作纳入学校对各单位年终工作考核和精神文明单位评比活动。对有下列情况之一的单位，不得评为学校年度工作考核优秀单位和精神文明单位。

（1）连续两年不按规定时间归档；

（2）参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%；

（3）连续两年归档电子文件和纸质文件配套率低于95%；

（4）按照《关于加强学校科研档案管理的实施办法（试行）》宁大校发[2010]72号）文件的有关规定，连续两年科研项目档案归档率低于90%；

4、每年完成的档案工作任务、工作业绩与专（兼）职档案员的职称评定挂钩。