扩展档案馆社会服务功能对高校发展的影响

宁夏大学档案馆    雷 慧   田 净

  摘要：高校档案是学校发展改革过程中不可或缺的重要资源信息库，它对学校教学科研管理有着举足轻重的作用，本文拟从档案馆的社会功能谈对高校发展的影响。

档案是人类社会实践活动的原始历史记录，它具有原始性和记录性，是有内在联系和查找利用价值的文件体系。而高校档案则是衡量高校教育质量和管理水平的重要尺度之一。它既是高等学校历史的鉴证，又是高校今后发展与规划的依据，高校档案客观地反映了高校的基础设施的建设、科研开发成果与领导决策等各方面的过程和成果。庞大的馆藏信息资源，则会产生一定的社会效益和经济效益，特别是在当今信息资源共享的时代，信息需求量的不断增加以及对学生全面教育的实施，更加显现出高校档案馆在高校发展中举足轻重的作用。

档案是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不可缺少的一项工作。在高校人才培养、科研成果和校史爱国主义教育方面发挥着不可替代的作用。充分发挥档案的资源优势，为学校及社会的各项工作提供了便利服务是档案馆义不容辞的职责。在2004年召开的全国档案局长馆长会议中也进一步系统阐述了档案馆的功能建设，会议提出“档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅具备收集、保管、利用资料的三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能”。会议明确指出档案馆社会服务功能在随着档案馆整体功能的不断完善而得到加强，从我国改革开放初期档案馆由封闭、半封闭向开放型转变。档案馆的服务对象从主要为各级领导和党政机关扩展到社会各界和广大人民群众，服务方式和内容也发生了很大变化，促进了档案工作在高校建设进程中发挥其独特的作用。

一、扩展档案馆社会服务功能，促进高校档案资源整合

档案资源是档案馆开展社会服务工作的基础条件，随着我国经济、文化的飞速发展，档案资源的构成也随之发生变化，档案馆功能的不断完善以及档案馆服务功能的不断强化，对档案资源建设提出新的要求，为了更好的服务于高校师生与各行政部门的工作需求，档案馆可以发挥档案资源整合、开发利用的优势，以多种方式积极主动与有关部门沟通、交流。把属于接受范围的档案资料予以完整、及时的接受，并根据社会发展需要，扩展服务领域，时刻注意了解和把握学校的工作全局，主动为学校的中心工作和学校的各项工作提供服务。 

高校档案信息资源，是高校各个时期、各个部门的档案信息资源，其来源广泛，时间跨度长，门类众多，载体多样，要为广大师生共享资源提供服务，就有必要采取法制、行政、科技等手段对现有资源进行有效的整合。通过档案的整理、编目、鉴定、检索体系建设，使原始状态的档案材料，转化为“有序、有用、有效”的信息资源。使档案在为高校服务时达到有序可查、有据可依、有效利用的目的，根据高校发展的需要不断创新档案资源整合的管理方式，使馆藏档案资源在最大的范围内得到共享，为档案馆发挥社会服务功能奠定坚实的基础。

二、扩展档案馆社会服务功能，更好的为学校中心工作服务

高校档案工作的是围绕学校的中心工作而开展的，学校档案部门要紧紧围绕学校的中心工作搞好档案的开发与利用，进一步拓宽服务的领域，增强服务意识、改进服务方式、丰富服务形式，不断创新档案服务机制，努力把档案服务工作提高到一个新的水平，更好地服务于学校的各项工作。这样不仅能充分体现档案资源的价值，还能增强档案工作的生命力和号召力。

我校申请“211工程”立项和教学评估等活动中，档案馆将要为此提供大量的档案信息资料。这些资料为领导决策、学校评估、成果验收等工作提供了重要的依据和凭证，发挥了档案自身的优势，体现了档案的原始性、凭证性以及它不可替代的重要作用。档案馆要多渠道、多层次、多领域地开发利用好教育教学科研档案，积极为广大教师提供教育教学素材、充实教案，改进教学方法，提高教学水平和质量，充分显示档案馆的服务功能，使全校师生充分认识到档案的价值，凸显档案馆在学校发展与建设中的重要性。高校档案馆还应紧紧围绕学校的中心工作，发挥档案的信息作用，及时、准确、完整地为学校提供有价值的信息资源，为高校的中心工作发挥积极的作用。

三、扩展档案馆社会服务功能，推进高校文化发展

学校档案是学校集体或个人在一定历史时期直接形成的高校教育教学、科研和社会实践活动的真实反映。学校档案资源的开发能更好地发挥档案资源应有的价值，为高校的改革发展、教学科研服务，最大限度地实现档案的价值。档案馆可根据已有的照片、资料、图片等建立一个校史馆或者编辑成书，让广大师生更深入地了解自己学校的历史文明、发展历程及优良传统，通过对高校发展期间一些重大的历史环节详细的介绍，对高校历史发展中历届校长及优秀教师突出贡献的介绍，将这些资料做成幻灯片或者图片，既可以丰富校园文化生活又能展现高校的发展历史，反映学校教书育人的重要改革措施和科研的成果。

教学科研档案是学校开发利用的主体，它反映了高校在科研方面的重大成果。档案馆可利用当今的计算机技术，把学校一些具有影响力的教师和科研成果以图文并茂的形式展现在校史馆，让全校师生更多地了解学校有哪些重大科研项目，突显高校教学科研的优势条件和环境，以吸引更多的人才为高校的教学科研工作做贡献。 

高校档案部门应该重视自己馆藏的档案资源，立足馆藏，整合相关信息资源，不断充实高校档案的文化内涵，用各种方式宣传档案工作的重要性，增强档案宣传教育的感染力，使校园文化与本部门的工作更加紧密地结合起来，让高校档案信息更好地展现校园文化的发展与进步。

四、扩展档案社会服务功能，是推进档案馆工作前进与发展的动力  

扩展档案馆的社会服务功能，既是高校发展与档案建设工作的要求，又是档案工作自身发展的需求，扩展档案馆社会服务不仅更好的为高校的发展提供丰富的资源信息，而且能有效地带动档案馆相关业务，提高档案馆的工作水平，促使档案工作者素质的提升。档案工作人员的素质是做好档案工作的关键因素，高校科技、文化发展的速度决定了档案工作者必须具有强烈的创新意识和敏感的思维，要善于捕捉高校的文明发展、科研成果、基础建设等有价值信息资源的收集，把高校需求与档案资源的整合开发有机的统一起来。因此，档案工作人员不断更新知识水平、提高工作能力，是扩展档案馆社会服务功能可持续发展的有力保障。不断扩展档案馆社会服务功能，搞好档案馆的基础建设，将会促进档案馆社会服务功能的发挥。只有通过档案工作机制的不断创新，才能使高校的社会服务功能不断拓展，从而使档案事业获得可持续发展的动力。

努力开发档案信息资源，为社会主义建设与高校发展共同进步而服务，也是档案馆工作的根本宗旨。在信息化、共享化的国际形势的影响下，我国的档案工作也由过去的阶级斗争、政治斗争转向了为社会主义经济建设服务的正确轨道上。特别是近几年，由于档案馆开发利用工作的逐渐完善，利用档案和查阅档案的人数也逐年增加，促使档案馆的服务内容和形式不断的多样化、多层次、广范围的发展，逐步由过去封闭型、被动型服务转向了开放、主动的服务，并积极、快速、便捷的主动为社会提供服务，促进档案服务工作水平的提高。

在信息化时代，我们要随着社会发展以及当今档案开发利用地位的不断提高，抓住机遇，积极扩展档案馆的服务功能，树立良好的服务意识。加大档案开发利用的工作力度，不断充实档案文化内涵，提高档案工作的能力和水平，促进高校档案文化的繁荣，不断开拓进取，扎实工作，为高校建设繁荣与发展做出应有的贡献。

                           二○一○年六月二十日