管理电子文件的目的是利用，为了从海量电子文件中查找到利用者所需要的文件，必须借助文件的特征信息，又称著录信息。著录是电子文件管理的重要基础工作，它是对文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,而编目工作就是以目录的形式将著录信息记录下来。

电子文件的著录比传统著录的内容要丰富得多，除了传统的著录项目以外，一般还需要包括：（1）“制作环境”，即电子文件制作、修改、运行所使用的软、硬件，包括软件的类型、版本等；（2）“文件类型”，即第一讲中介绍的字处理、图像、图形、影像、声音、数据库、程序文件等；（3）“文件名”，即文件的名称，包括文件名和扩展名；（4）“载体类型”，即光盘、磁带等；（5）“存储地址”，即存储的物理地址，包括终端号、驱动器号、路径名或统一资源地址（URL）；（6）“背景信息”，包括责任者、制作时间、修改时间、迁移时间、相关文件等。

电子文件的编目在没有专用的管理软件可供使用时，可采用EXCEL表格进行编目。以下是该目录的页面。

值得说明的是，该目录是电子文件和纸质文件一体化管理，即“双轨制”管理的目录，它将著录项一分为二，反映了文件的三种状态：如只标纸质文件登记日期，则表示该文件为纸质文件；如只标电子文件登记日期，则表示该文件为电子文件；如同时标纸质和电子文件登记日期，则表示该文件为电子和纸质载体双套保存。这种方法简单易行，一方面可以避免电子和纸质文件分别登记的繁琐，同时又可以确保电子文件和纸质文件的互联。