档案知识

档案知识

当前位置: 部门首页 > 档案知识 > 档案知识 > 正文

如何全面正确地把握用户需求?

发布日期:2022-03-01    作者:     来源:     点击:

档案用户的需求是系统研制的动力和依据,没有了解或没有正确地把握用户的需求,系统设计必将陷入盲目,甚至导致失败。

系统分析的目的是要回答“系统必须做什么”,然后用准确、清晰的专业语言,具体地描述出用户对系统的以下需求:一是信息需求,即根据传统档案管理的目录、台账、凭证等信息管理实体,提出系统需要处理哪些档案数据?如是目录还是全文,是案卷目录还是文件目录,是哪些类档案信息等。二是功能需求,即根据传统的档案管理职能,描述系统需要做哪些信息处理?如是档案编目、打印、检索还是鉴定?又如检索是目录检索还是全文检索,须要通过哪些途径检索等。三是性能需求,即根据传统管理的要求,描述系统需对信息处理到什么程度?如安全保障的数据备份须要怎么做?保密的范围和权限如何设?系统使用的简易要如何体现?系统检索的响应速度应小于几秒等。四是环境需求,即系统运行实施需要哪些条件?如须要建立和完善哪些制度规范?配备多少和怎样素质的人才?五是约束条件,即描述系统研制的范围,包括哪些和不包括哪些。以上需求的实现不一定一步到位,为此还应根据需求的紧迫程度和可行性,分清哪些是近期需求,哪些是远期需求,制定分步实施的方案。

需求调研和分析需要档案业务人员和计算机专业人员共同参与完成。需求分析的主要工作包括:倾听业务需求描述,获取用户的朴素需求;通过启发、诱导,深层次的沟通与交流,获取用户的潜在需求;查询阅读有关档案制度规范,如档案分类著录规则等,分析用户应用需求的合理性;最后编写需求分析报告并获得用户认可。

随着档案信息化应用的发展,业务需求也会随之变化,因此用户需求有很大的不确定性。如果不将用户需求做阶段性的截止,系统设计将无所适从,并将增加系统设计的风险和隐患。为此,须要将一个阶段的用户需求相对锁定。所谓相对锁定是指将用户需求暂时固定下来,如果用户的需求紧迫,或确实是需求调研中的疏忽遗漏,则应当对需求做适当的调整。

(张大伟)

上一条:档案法规体系包括那些内容?
下一条:如何应用EXCEL建立电子文件目录?

返回顶部